Niedobór biuro rachunkowe Lódź

Niedobór – ujawniona w toku inwentaryzacji ujemna różnica pomiędzy stanem rzeczywistym składników majątku jednostki gospodarczej, a ich stanem ewidencyjnym (wykazanym w księgach rachunkowych).

Podział niedoborów ze względu na przyczyny

• niedobory zawinione - stanowią należność lub roszczenie po ustaleniu osoby odpowiedzialnej za ich powstanie, np. pracownika.
• niedobory spowodowane wypadkami losowymi - powstają w wyniku zdarzeń nadzwyczajnych, nie przewidzianych przez osoby odpowiedzialne za stan majątku np. kradzieży, pożaru.
• niedobory w granicach norm - wynikają ze specyficznej i nieuniknionej skłonności danego składnika majątku do powstawania w nim ubytków naturalnych z powodu jego właściwości (np. psucie się towarów spożywczych) lub czynności, jakie się z nim wykonuje (np. ubytki powstałe w wyniku rozsypywania mąki przy pakowaniu). Nie mogą przekraczać pewnych ustalonych limitów.
• niedobory niezawinione przekraczające normy - przewyższają limity określone na ubytki naturalne, jednak nie stwierdzono, że odpowiedzialnością za ich powstanie należy obarczyć konkretną osobę.
• niedobory pozorne - różnice wynikające z błędów popełnionych w toku ewidencji składników majątku, np. nie zaksięgowaniu rozchodów materiałów.

Księgi rachunkowe biuro rachunkowe Lódź

Księgi rachunkowe prowadzone są na podstawie dowodów księgowych i ujmują zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Obejmują one zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. Mogą być prowadzone poza siedzibą jednostki, w przypadku powierzenia ich prowadzenia jednostce uprawnionej – zgodnie z obowiązującymi przepisami – do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W takiej sytuacji kierownik jednostki jest obowiązany:

• powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania poza siedzibę jednostki,
• zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontrolne.

Otwarcia ksiąg rachunkowych dokonuje się na:

• dzień rozpoczęcia działalności,
• początek każdego następnego roku obrotowego,
• dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostki,
• dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego.

Księgi otwiera się w ciągu 15 dni od dnia wymienionych zdarzeń. Otwarcia ksiąg rachunkowych pod datą rozpoczęcia działalności dokonuje się przez wprowadzenie do ewidencji księgowej stanu aktywów i pasywów, potwierdzonego spisem z natury rzeczowych składników majątku i gotówki (inwentaryzacja).

Księgi rachunkowe zamyka się na:

• dzień kończący rok obrotowy,
• dzień zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
• dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości.

Księgi zamyka się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia tych zdarzeń. Ostateczne zamknięcie ksiąg jednostki powinno być dokonane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Księgi rachunkowe obejmują:

1. dziennik – służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły
2. konta księgi głównej – wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonuje zapisów wszystkich operacji za kolejne miesiące, zarejestrowanych uprzednio lub jednocześnie w dzienniku
3. konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) – prowadzi się w szczególności dla:
   1. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonanych od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych)
   2. rozrachunków z kontrahentami
   3. rozrachunków z pracownikami
   4. operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych)
   5. operacji zakupu (obce faktury i inne dowody)
   6. kosztów
4. zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych
5. wykaz składników aktywów i pasywów

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone przez:

• osoby fizyczne posiadające certyfikat księgowego
• biegłych rewidentów
• doradców podatkowych
• inne podmioty (od 10 sierpnia 2014 roku prowadzeniem ksiąg rachunkowych mogą zajmować się wszystkie podmioty posiadające zdolność prawną, niekarane w zakresie określonych przepisów (przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniężnemu, obrotowi papierami wartościowymi, przestępstwa skarbowe, inne określone w ustawie o rachunkowości) oraz posiadające ubezpieczenie OC).

Zalety:

• możliwość szerokiej analizy finansowej podmiotu gospodarczego,
• bieżące monitorowanie przychodów, kosztów, wydatków oraz innych kategorii,
• opracowanie własnej polityki rachunkowości, wybór rozwiązań dostosowanych do specyfiki działalności.

Wady:

• wysokie koszty prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• skomplikowany i zaawansowany system,
• obowiązek spełniania wielu wymagań narzuconych przez ustawę o rachunkowości.

Kompensata rachunkowość biuro rachunkowe Lódź

Kompensata w rachunkowości to sposób zniesienia wzajemnych rozrachunków pomiędzy podmiotami lub zniesienia różnic księgowych w księgach jednostki, w następujących formach:

1. Zgodnie z Kodeksem Cywilnym w rozrachunkach, gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, możliwe jest potrącenie własnej wierzytelności z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są:

• pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku,
• obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.

Nie mogą być kompensowane:

• wierzytelności nieulegające zajęciu;
• wierzytelności o dostarczenie środków utrzymania;
• wierzytelności wynikające z czynów niedozwolonych;
• wierzytelności, co do których potrącenie jest wyłączone przez przepisy szczególne.

Kompensatę inicjuje oświadczenie złożone drugiej stronie. W wyniku kompensaty obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej.

Kompensaty zwykle dotyczą rozrachunków handlowych, mogą to być także potrącenia publicznoprawne. Kompensaty mogą być:

• dwustronne (wzajemne),
• wielostronne, gdy są umową wielu podmiotów, a w jej ramach dochodzi do umownych relacji dwustronnych.

2. Podczas inwentaryzacji, gdy niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne:

• zostały stwierdzone w toku tego samego spisu z natury,
• powstały w wyniku niezawinionej pomyłki,
• dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej,
• dotyczą tych samych lub podobnych składników majątkowych,

Można je skompensować o mniejszą ilość ze stwierdzonych różnic (nadwyżki lub niedoboru) oraz niższą z cen kompensowanych składników majątkowych.

Inwentaryzacja biuro rachunkowe Lódź

Inwentaryzacja – ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

Różnice te wynikają głównie z dwóch następujących powodów:

1. zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów (ulatnianie się, wysychanie, niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie zapasów, zmiany mody itp.);
2. błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia.

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W szczególności sprowadza się to do:

• uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym,
• rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek,
• dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem,
• przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:

• przeprowadzenia spisu z natury wszystkich składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej,
• wyceny wartości spisanych składników,
• uzyskania od kontrahentów jednostki gospodarczej pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych, o stanie zaciągniętych kredytów bankowych, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom,
• porównania danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stanem posiadanych gruntów,
• ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych niedoborów i szkód,
• postawienia i umotywowania wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
• wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki.

Rozróżnia się następujące rodzaje inwentaryzacji:

• spis z natury – dokonywany przez członków komisji inwentaryzacyjnej, na podstawie bezpośrednich obserwacji i pomiarów środków majątkowych w jednostce gospodarczej. Obejmuje możliwe do obejrzenia środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie, papiery wartościowe. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
• uzgadnianie sald z kontrahentami – obejmuje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczki i kredyty, należności, zobowiązania.
• weryfikacja stanu ewidencyjnego – dotyczy aktywów i pasywów, których stanu nie można ustalić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie sald z kontrahentami. Dotyczy to w szczególności gruntów rolnych, należności i zobowiązań publicznoprawnych i innych składników niemożliwych do obejrzenia.

Inwentaryzację środków majątkowych i źródeł ich pochodzenia w jednostce gospodarczej przeprowadza się co najmniej raz w każdym roku obrotowym, najczęściej na ostatni dzień roku obrotowego.

Za poprawne i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Inwentaryzacja powinna być tak zorganizowana, by normalna działalność jednostki gospodarczej nie została przerwana.

Spis z natury powinien zostać poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych, wspomaganych przez sprzęt elektroniczny. Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą kodów kreskowych oraz znaczników RFID. Dane zidentyfikowane przez czytniki i kolektory przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z bazami danych. Narzędzia wspomagające automatyczną inwentaryzację:

• oprogramowanie do zarządzania majątkiem,
• drukarka etykiet,
• czytniki kodów kreskowych,
• kolektory danych,
• kod kreskowy,
• tagi RFID.